Was passiert, wenn der der alles weiß – plötzlich nicht da ist?
In fast jeder Organisation gibt es eine Person die den Überblick hat. Die weiß welche Helfer zugesagt haben, wer den Schlüssel für den Nebeneingang hat und dass Lieferant X immer 20 Minuten zu spät kommt. Diese Person ist unverzichtbar. Und genau das ist das Problem.
Der Single Point of Failure in der Eventplanung
In der IT gibt es einen Begriff dafür: Single Point of Failure. Ein einzelner Punkt im System, dessen Ausfall alles zum Stillstand bringt. In der Softwarearchitektur versucht man solche Punkte systematisch zu vermeiden – in der Eventplanung baut man sie oft unbewusst auf.
Das passiert nicht aus Böswilligkeit. Es passiert weil es praktisch ist. Eine Person koordiniert, kennt alle Details, hat alle Kontakte. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.
Die Gründe sind banaler als man denkt
Wenn man an die wichtige Person ist nicht da denkt, denkt man zuerst an Krankheit. Aber die Bandbreite ist viel größer:
- Spontaner Urlaub, kurzfristig gebucht
- Im Meeting, nicht erreichbar
- Kündigung – niemand hat gefragt wo die Unterlagen sind
- Rechner kaputt, Festplatte defekt, Eventplan lag nur lokal
- Lottogewinn (ja, auch das)
- Kein Empfang, schlechtes WLAN, Akku leer
Wissen das nur im Kopf existiert ist kein Wissen das zählt
Eine Excel-Datei die nur auf dem lokalen Rechner liegt, ist kein geteilter Eventplan. Sie ist ein privates Dokument mit kollektivem Anspruch.
Wie man Personal strukturiert anfrägt, beschreibt der Playbook-Artikel Warum es manchmal besser ist, Personal aktiv anzufragen statt fest zu verplanen.
Was strukturelle Eventplanung bedeutet
- Wer hat zugesagt, wer ist noch offen – im System, nicht im Posteingang
- Kontakte und Rollen sind hinterlegt, nicht mündlich vergeben
- Zeitpläne sind abrufbar, nicht nur lokal gespeichert
- Statusänderungen sind nachvollziehbar, nicht nur in einer Erinnerung
Das Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Kontinuität
Es geht nicht darum, dass jede Person im Team jederzeit alles wissen muss. Es geht darum, dass das Wissen im System ist – und nicht an eine einzelne Person oder ein einzelnes Gerät gebunden.
Eine Organisation, die strukturiert plant, läuft weiter – auch wenn der der alles weiß gerade den Rechner in die Werkstatt gebracht hat.
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